Membuat Dan Mencetak Lembar Kerja Pada Microsoft Excel

Membuat Dan Mencetak Lembar Kerja Pada Microsoft Excel – Setelah mengetik data pada lembar kerja Microsoft Excel, langkah selanjutnya adalah melakukan pencetakan atas hasil pekerjaan dalam lembar kerja tersebut. Langkah-langkah untuk memperoleh hasil cetakan yang maksimal adalah meliputi sebagai berikut: Melihat cetakan halaman yang akan dihasilkan ( Print Preview ); Menentukan area lembar kerja yang akan dicetak ( Set Print Area ); Mengatur bentuk halaman cetak ( Page Setup ); Proses pencetakan ( Printing ).

Berikut beberapa hal yang patut diperhatikan dalam mengelola lembar kerja/worksheet pada Microsoft Excel sampai menjadi output cetak:

1. Melihat Cetakan Yang Akan Dihasilkan ( Print Preview )

Sebelum hasil kerja dari penggunaan program Microsoft Excel dicetak, sebaiknya dilihat terlebih dahulu gambaran atau bentuk cetakan yang akan dihasilkan untuk mendapatkan hasil cetakan yang optimal sesuai dengan keinginan. Adapun langkah-langkah untuk melihat cetakan yang akan dihasilkan adalah sebagai berikut: Setelah disorot area lembar kerja yang akan dicetak dan setelah mengklik Set Print Area pada menu File maka klik Print Preview pada menu File sehingga muncul kotak jendela Print Preview.

Apabila tampilan yang akan tercetak masih belum sesuai, dapat diatur kembali melalui kotak dialog Page Setup dengan mengklik tombol Page Setup yang berada pada bagian atas Print Preview. Dapat pula dilakukan dengan cara mengklik tombol Print Preview pada toolbar Standard. Sebelum mencetak hasil pekerjaan di lembar kerja worksheet ), terlebih dahulu tentukan area atau bagian mana dari sebuah lembar kerja yang akan dicetak dengan langkah sebagai berikut.

1. Sorot sel atau area yang akan dicetak.

2. Pada menu File, klik Print Area dilanjutkan dengan mengklik Set Print Area.

3. Area yang telah ditentukan sudah siap untuk dicetak.

* Adapun untuk membersihkan area cetak dapat dilakukan dengan cara mengklik Clear Print Area.

2. Mengatur Tata Letak ( Layout ) Cetakan

Agar hasil cetakan sesuai yang diharapkan maka kita perlu mengatur tata letak cetakan yang meliputi bentuk halaman, arah cetakan, hingga kualitas cetakan. Untuk itu, aturlah terlebih dahulu bentuk halaman cetak pada kotak dialog Page Setup. Kotak dialog ini dapat ditampilkan dengan cara mengklik Page Setup pada menu File (atau melalui tombol Setup pada kotak jendela Preview). Kotak dialog Page Setup terdiri atas empat tab, yaitu:

1. Mengatur arah cetakan

Pengaturan arah cetak halaman dapat dilakukan melalui kotak pilihan Orientation. Ada dua pilihan bentuk halaman cetak pada kotak Orientation, yaitu:

- Portrait. Portrait adalah pengaturan hasil cetakan pada kertas secara vertikal ( tegak ).

- Landscape. Landscape adalah pengaturan hasil cetakan pada kertas secara horizontal ( mendatar ).

2. Mengatur pembesaran hasil cetakan

Pembesaran hasil cetakan halaman dapat diatur melalui kotak pilihan Scaling. Ada dua pilihan bentuk halaman cetak pada Scaling, yaitu:

- Adjust to …% normal size. Adjust to …% normal size digunakan untuk menentukan pembesaran ukuran hasil cetakan dari ukuran yang sebenarnya ( normal ). Dapat pula ditentukan persentase pembesaran yang dihasilkan.

- Fit to… page(s) wide by… tall. Fit to… page(s) wide by… tall digunakan untuk menentukan perbandingan halaman dengan tinggi data sebenarnya.

3. Mengatur ukuran kertas cetakan

Ukuran kertas cetakan dapat diatur melalui kotak pilihan Paper size.

4. Mengatur margin halaman

Margin halaman cetak dapat diatur melalui Tab Margin pada kotak dialog Page Setup dengan menentukan jarak margin setiap sisi halaman.

5. Mengetengahkan hasil cetakan

Hasil cetakan dapat diletakkan di tengah melalui kotak pilihan Center on page. Ada dua sentral pilihan, yaitu:

- Horizontal. Apabila kamu menginginkan hasil cetakan berada pada tengah halaman kertas secara horizontal, dilakukan dengan cara mengklik atau memberi tanda cek pada horizontal.

- Vertikal. Apabila kamu menginginkan hasil cetakan berada pada tengah halaman kertas secara vertikal, dapat dilakukan dengan cara mengklik atau memberi tanda cek pada vertikal. Jika kamu menghendaki hasil cetakan tepat berada di tengah-tengah kertas secara horizontal-vertikal maka kamu harus mengklik atau memberikan tanda cek pada horizontal dan vertikal.

3. Mencetak Lembar Kerja

Setelah kamu menentukan area lembar kerja yang akan dicetak melalui submenu Set Print Area dan pengaturan halaman melalui Page Setup maka tahap berikutnya adalah pencetakan berkas. Pencetakan berkas dapat dilakukan dengan cara:

a. Hidupkan printer dan masukkan kertas pada printer.

b. Klik Print pada menu File sehingga muncul kotak dialog Print.

c. Tentukan jenis printer yang digunakan pada kotak pilihan Name dan halaman mana saja yang akan dicetak melalui kotak From … To…. Jika kamu menghendaki semua halaman pada lembar kerja dicetak maka kamu klik All. Namun, jika kamu menghendaki hanya halaman tertentu saja yang akan dicetak maka kamu harus menentukan dari halaman berapa sampai halaman berapa yang akan dicetak pada kotak isian From … To….

d. Klik tombol OK untuk memulai pencetakan berkas.

e. Selanjutnya, kamu akan melihat hasil cetakan melalui printer.

4. Mengelola Worksheet Dalam Workbook

● Mengganti Nama Lembar Kerja Dalam Workbook

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengganti nama lembar kerja sebagai berikut.

1. Klik kanan lembar kerja ( Sheet1 ) yang akan diganti hingga muncul Pop menu.

2. Pilih dan klik Rename hingga text Sheet1 tersorot.

3. Ketiklah nama baru ( Catatan ) kemudian tekan Enter.

● Menyalin, Menggabungkan, Atau Memindahkan Lembar Kerja Dalam Workbook

Lembar kerja dapat disalin atau dipindahkan dengan langkah sebagai berikut.

1. Klik kanan lembar kerja ( Sheet1 ) yang akan diganti hingga muncul Pop menu.

2. Pilih dan klik Move or Copy hingga muncul kotak dialog Move or Copy.

3. Tentukan file tujuan penyalinan atau pemindahan workbooks pada kotak pilihan To Book dan tempat penyisipannya pada kotak pilihan Before Sheet.

4. Tandai check list dengan mengklik kotak Create a copy ( untuk menyalin workbooks) atau biarkan kotak tersebut tidak ditandai check list ( untuk memindahkan workbooks ).

5. Menghapus Lembar Kerja Dalam Workbook

Lembar kerja dapat dihapus dengan langkah sebagai berikut.

a. Klik kanan lembar kerja (Sheet1) yang akan diganti hingga muncul Pop menu.

b. Pilih dan klik Delete sehingga workbooks yang sedang aktif akan terhapus secara permanen