Mengelola Cell Pada Microsoft Excel

Mengelola Cell Pada Microsoft Excel – Ibaratnya sebuah tabel, pastinya memiliki struktur yang terbentuk dari baris dan kolom. Baris terdiri dari kotak-kotak yang letakknya secara horizontal, sedangkan kolom terdiri dari kotak-kotak yang letaknya secara vertikal. Sedangkan perpotongan antara baris dan kolom dinamakan dengan cell/data/sel.

Dalam program Microsoft Excel, user bisa memanfaatkan dan mengelola cell/sel ini untuk menjadi data. Pengelolaan cell/sel mencakup tentang memasukkan data berupa teks, tanggal, dan bilangan beserta formatnya masing-masing.

1. Memasukkan Teks, Tanggal, Dan Bilangan Sel

Memasukkan teks, tanggal, dan bilangan sel dapat dilakukan secara langsung dengan cara menekan tombol-tombol yang terdapat pada keyboard. Jika kita memasukkan data teks maka secara otomatis Microsoft Office Excel akan memformat data teks dengan jenis dan ukuran huruf (Font) tertentu dalam perataan kiri (Align Left).

Jika kita memasukkan data tanggal maka secara otomatis Microsoft Office Excel akan memformat data tanggal dengan jenis dan ukuran huruf (Font) tertentu dalam format tanggal tertentu pula. Pada saat kita mengetik ”08/17/45” maka yang akan tampil adalah ”17-Aug-45” yang berarti ”tanggal 17 Agustus 1945”.

Jika kita memasukkan data bilangan maka secara otomatis Microsoft Office Excel akan memformat data bilangan dengan perataan kanan (Align Right) dalam format bilangan tertentu pula. Pada saat kita mengetik ”3/8” maka yang akan tampil adalah ”0,375” yang berarti ”3 dibagi 8 sama dengan 0,375”.

2. Memformat Cell / Sel

Kadang kala dalam memasukkan data berupa teks, tanggal, ataupun bilangan dalam program Microsoft Office Excel tidak menampilkan format yang kita inginkan. Hal ini dapat diatasi dengan dua cara, yaitu:

1. Menggunakan toolbar Formatting.

2. Melalui kotak dialog Format Cells dengan mengklik menu Format - Cells.

Jenis Format Cell	Fungsi/Kegunaan
Tab Number	Untuk mengatur format bilangan.
Tab Alignment	Untuk mengatur perataan teks data sel.
Tab Font	Untuk mengatur jenis, ukuran, dan model huruf.
Tab Border	Untuk mengatur format bingkai sel.
Tab Patterns	Untuk mengatur pola dan warna sel.
Tab Protection	Untuk mengatur pengamanan sel.

● Mengatur Banyak Desimal Dalam Data Numerik

Seringkali kita mendapatkan bilangan desimal dalam pengisian data berbentuk bilangan, terutama dalam pembuatan formula atau rumus. Banyaknya angka desimal yang ditampilkan berbeda-beda tergantung dari ketepatan hasil. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan agar banyaknya angka desimal yang ditampilkan sama untuk setiap sel yang diinginkan:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik salah satu ikon desimal. Klik lagi hingga banyak desimal sesuai yang kita inginkan.

● Mengatur Banyak Desimal Dalam Data Numerik

Seringkali kita mendapatkan bilangan desimal dalam pengisian data berbentuk bilangan, terutama dalam pembuatan formula atau rumus. Banyaknya angka desimal yang ditampilkan berbedabeda tergantung dari ketepatan hasil. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan agar banyaknya angka desimal yang ditampilkan sama untuk setiap sel yang diinginkan:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik salah satu ikon desimal. Klik lagi hingga banyak desimal sesuai yang kita inginkan.

2. Klik ikon Percent Style pada toolbar Formatting.

3. Maka data numerik pada sel yang disorot akan diformat dalam bentuk persentase.

● Mengatur Format Persentase

Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memformat data numerik dalam bentuk persentase:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik ikon Percent Style pada toolbar Formatting.

3. Maka data numerik pada sel yang disorot akan diformat dalam bentuk persentase.

● Mengatur Format Mata Uang

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memformat secara otomatis nilai mata uang disertai dengan nama mata uangnya adalah sebagai berikut:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik ikon Currency Style pada toolbar Formatting. Nama mata uang yang ditampilkan melalui ikon Currency Style bergantung dengan pengaturan kita pada kotak dialog Format - Cells.

3. Data numerik sudah diformat dengan nama mata uang yang telah kita tentukan sebelumnya melalui kotak dialog Format - Cells.

● Mengatur Format Tanggal

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memformat data dalam bentuk tanggal secara otomatis sesuai keinginan adalah sebagai berikut:

1. Sorot sel yang akan diformat.

2. Klik menu Format - Cell sehingga muncul kotak dialog Format Cell.

3. Klik Date pada kotak Category dan pilih, serta klik tipe format tanggal dan diakhiri dengan mengklik tombol OK.

4. Isikan data tanggal pada tabel tersebut. Misalnya, dengan hanya mengetik 22/10/2019 maka data akan diformat dalam bentuk 22-Okt-19, tergantung pilihan pada point 3.

● Mengatur Format Jam

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengatur format jam dari data numerik adalah sebagai berikut:

1. Sorot sel yang akan diformat.

2. Klik menu Format - Cells sehingga muncul kotak dialog Format Cells.

3. Pilih dan klik tipe jam yang kita inginkan diakhiri dengan mengklik tombol OK.

4. Isikan data jam maka data jam akan diformat.

● Mengatur Format Teks Data Numerik

Pada saat kita mengisi data numerik yang diawali dengan bilangan nol seperti ”02345” maka Microsoft Office Excel secara default akan menampilkannya tanpa bilangan nol di depannya ( ”2345” ). Padahal, kita menginginkan adanya angka nol tersebut, misalnya untuk menulis nomor induk, kode wilayah telepon, dan sebagainya. Hal tersebut dapat diatasi dengan memformat sel dalam kategori teks dengan cara berikut:

1. Sorot sel yang akan diformat.

2. Klik menu Format - Cells sehingga muncul kotak dialog Format Cells.

3. Klik Text pada kotak Category.

4. Klik tombol OK.

5. Data teks siap diisi.

● Mengubah Jenis Huruf ( Font )

Jenis huruf dapat diubah dengan cara:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik tanda panah kecil ( drop down ) pada kotak pilihan Font pada toolbar Formatting sehingga muncul pilihan jenis huruf.

3. Pilih dan klik jenis huruf yang kita inginkan.

4. Jenis huruf sudah sesuai dengan yang kita inginkan.

* Cara lain untuk mengatur jenis huruf dapat melalui kotak pilihan Font pada tab Font yang terdapat pada kotak dialog Format Cells.

● Mengatur Ukuran Huruf ( Font Size )

Ukuran huruf dapat diatur dengan cara:

1. Klik atau sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik tanda panah kecil pada kotak pilihan Font Size pada toolbar Formatting.

3. Pilih dan klik besar huruf yang kita inginkan. Jika ukuran yang kita inginkan tidak ada dalam daftar tersebut maka kita dapat langsung mengisi pada kotak pilihan ukuran yang kita inginkan, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard.

4. Ukuran huruf sudah berubah sesuai dengan keinginan kita.

* Cara lain untuk mengatur ukuran huruf dapat dilakukan melalui kotak pilihan Font Size pada tab Font yang terdapat pada kotak dialog Format Cells.

● Mengatur Gaya Huruf ( Font Style )

→ Ada empat gaya huruf yang tersedia, yakni:

a. Regular ( huruf normal ). Regular adalah gaya huruf standar.

b. Bold ( huruf tebal ). Bold adalah gaya huruf tebal.

c. Italic ( huruf miring ). Italic adalah gaya huruf miring.

d. Underline ( huruf digarisbawahi ). Underline adalah gaya huruf yang diberi garis bawah.

→ Kita juga dapat mengkombinasikan beberapa gaya untuk sebuah huruf dengan menekan gaya-gaya huruf yang diinginkan. Langkah penting untuk mengubah gaya huruf:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik satu atau lebih gaya huruf yang kita inginkan pada toolbar Formatting.

3. Huruf sudah diubah gayanya sesuai yang kita inginkan.

* Cara lain untuk mengatur gaya huruf dapat dilakukan melalui kotak pilihan Font Style pada tab Font yang terdapat pada kotak dialog Format Cells.

● Perataan Text ( Alignment )

Seringkali kita memerlukan model perataan teks, baik secara horizontal maupun vertikal agar teks menjadi lebih menarik. Adapun langkah perataan teks sebagai berikut:

1. Sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik ikon perataan yang kita inginkan pada toolbar Formatting.

3. Perataan teks sudah selesai.

* Cara lain untuk mengatur perataan teks secara horizontal dapat dilakukan melalui kotak pilihan Horizontal atau Vertikal pada tab Alignment yang terdapat pada kotak dialog Format Cells.

● Mengatur Arah Teks ( Orientation )

Terkadang pada sebuah tabel diperlukan arah-arah tertentu dari sebuah teks. Hal ini biasanya digunakan untuk kolom yang sempit. Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk mengatur arah teks adalah dengan cara:

1. Klik atau sorot sel yang kamu inginkan.

2. Klik menu Format - Cells sehingga muncul kotak dialog Format Cells.

3. Klik Tab Alignment dan pilih arah teks pada kotak Orientation sehingga warna kotak berwarna hitam.

4. Arah teks sudah terformat. Atur tinggi baris dan lebar kolom hingga menampilkan semua teks.

* Selain arah vertikal dari atas ke bawah, kita dapat membuatnya dalam arah dengan sudut tertentu dengan cara mengklik kotak Orientation lainnya. Dengan cara yang sama seperti di atas maka akan didapati bermacam-macam arah teks.

● Mengubah Letak Indent

Biasanya jenis data numerik atau angka ditampilkan pada posisi perataan kanan sehingga angka tersebut hampir menempel batas garis kanan sel. Apabila kita ingin meletakkan angka tersebut agak ke kiri (atau ke kanan) maka dapat dilakukan dengan cara:

1. Klik atau sorot sel yang kita inginkan.

2. Klik salah satu ikon Indent yang kita inginkan.

3. Teks data akan diletakkan sesuai dengan indent yang kita inginkan.

● Mengatur Warna Huruf ( Font Color )

Huruf-huruf dari data sebuah tabel hendaklah diberi warna-warna yang serasi agar penampilan sebuah tabel mempunyai daya tarik tersendiri. Adapun langkah-langkah pewarnaan huruf sebagai berikut:

1. Sorot sel yang akan diformat.

2. Klik ikon Font Color pada toolbar Formatting.

3. Warna huruf pada sel yang kita inginkan sudah diformat dengan warna yang diinginkan.

● Mengatur Warna Latar Belakang Sel ( Fill Color )

Agar lebih menarik, sebuah tabel sebaiknya diberi warna latar belakang ( fill color ). Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Sorot sel yang kamu inginkan.

2. Klik ikon Fill Color pada toolbar Formatting.

3. Maka, sel yang kamu inginkan diformat dengan warna background yang kamu pilih.

● Mengatur Secara Otomatis Warna Latar Belakang Tabel

Selain yang baru saja kita pelajari, yaitu cara mewarnai latar belakang sebuah sel atau tabel, dapat pula kita warnai sebuah tabel secara otomatis melalui AutoFormat pada menu Format. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Sorot tabel yang kamu inginkan.

2. Klik AutoFormat pada menu Format sehingga muncul kotak dialog Auto Format.

3. Pilih dan klik model warna tabel yang kamu sukai. Kamu dapat menggeser penggulung vertikal ( Scroll Bar Vertical ) untuk mencari model tabel yang diinginkan.

4. Klik tombol OK sehingga tabel sudah di-AutoFormat.

● Mengatur Model Batas Pinggir Sel ( Borders )

Borders atau batas yang mengelilingi sebuah sel atau tabel sangat diperlukan untuk menampilkan sebuah tabel lebih indah. Langkah pembuatan batas pinggir adalah sebagai berikut:

1. Sorot sel atau range yang kamu inginkan.

2. Pilih dan klik ikon Border yang kamu inginkan pada toolbar Formatting.

3. Batas pinggir sudah tertera pada sel yang kamu inginkan.

* Selain itu, kamu dapat pula mengombinasikan border untuk sebuah tabel dengan mengklik beberapa ikon Border yang kamu inginkan. Berikut ini adalah contoh-contoh penggunaan kombinasi border pada sebuah tabel.

3. Menggabungkan Beberapa Sel Yang Berdekatan

● Menggabungkan Beberapa Sel dalam Satu Baris

Sering kali pada sebuah tabel ditemukan sebuah sel yang di bawahnya terdapat beberapa kolom. Namun, data pada sel tersebut tidak tepat berada di antara kolom-kolom tersebut.Agar teks yang berada dalam sebuah tabel tepat berada di antara tiga kolom di bawahnya, maka dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut:

1. Klik sel-sel yang akan digabungkan dan klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting.

2. Sel-sel tergabung secara otomatis.

● Menggabungkan Beberapa Sel Dalam Satu Kolom

Sebuah sel kadang berisi data/teks yang berada di sebelah kanan atau kiri yang terdapat beberapa baris. Namun, data pada sel tersebut tidak tepat berada di antara baris-baris tersebut. Agar data/teks tersebut berada tepat di antara kolom-kolom yang berada di bawahnya seimbang dengan baris-baris kolom yang ada di sebelah kanan/kiri maka dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut.

1. Klik sel-sel dalam satu kolom yang akan digabungkan/di-merger.

2. Klik ikon Merge and Center pada toolbar Formatting.

3. Sel-sel tergabung secara otomatis. Atur perataan teks jika diperlukan. Perataan teks sudah dipelajari sebelumnya.

4. Memformat Baris Dan Kolom

Jika lebar kolom atau tinggi baris tidak mencukupi maka data sel akan berbentuk tanda pagar sehingga kita harus mengatur ukuran kolom atau baris tersebut agar data sel dapat terlihat dengan jelas.

● Mengatur Tinggi Baris

→ Terkadang tinggi baris terlalu sempit atau terlalu tinggi untuk sebuah data. Apabila sebuah baris terlalu sempit maka akan terlihat data tidak sepenuhnya ditampilkan. Langkah-langkah untuk mengatur tinggi baris adalah sebagai berikut.

1. Arahkan pointer cell pada judul baris yang diinginkan (terletak di atas lembar kerja) sehingga kursor bertanda positif hitam.

2. Geser ke atas (untuk memperkecil tinggi baris) atau geser ke bawah (untuk memperbesar tinggi baris).

→ Cara lain yang dapat digunakan untuk mengatur tinggi baris, yakni:

1. Sorot baris yang diinginkan.

2. Klik Format - Row - Height sehingga muncul kotak dialog Row Height.

3. Isilah ukuran tinggi baris yang diinginkan pada kotak isian Row Height dan klik tombol OK maka ukuran tinggi baris sudah diubah.

2. Geser ke kiri (untuk memperkecil lebar kolom) atau geser ke kanan (untuk memperbesar lebar kolom).

3. Lebar kolom akan sesuai dengan yang dikehendaki.

→ Cara lain:

1. Klik salah satu sel pada kolom yang diinginkan.

2. Klik Format - Column - Width sehingga muncul kotak dialog Column Width.

3. Isilah ukuran lebar yang dikehendaki pada kotak isian Column Width dan klik tombol OK maka ukuran lebar kolom sudah diubah.

● Mengatur Lebar Kolom

→ Terkadang lebar kolom terlalu sempit atau terlalu lebar untuk sebuah data. Apabila sebuah kolom terlalu sempit maka akan terlihat data tidak sepenuhnya ditampilkan sehingga lebar kolom harus diatur dengan cara:

1. Arahkan kursor pada judul kolom yang diinginkan (terletak di atas lembar kerja) sehingga kursor bertanda positif hitam.

2. Geser ke kiri (untuk memperkecil lebar kolom) atau geser ke kanan (untuk memperbesar lebar kolom).

3. Lebar kolom akan sesuai dengan yang dikehendaki.

→ Cara lain:

1. Klik salah satu sel pada kolom yang diinginkan.

2. Klik Format - Column - Width sehingga muncul kotak dialog Column Width.

3. Isilah ukuran lebar yang dikehendaki pada kotak isian Column Width dan klik tombol OK maka ukuran lebar kolom sudah diubah.

5. Mengoperasikan Cut, Copy, Paste, Dan Paste Spesial

● Mengoperasikan Cut

Data beberapa sel dapat dipindahkan dengan langkah sebagai berikut.

1. Sorot (block) sel yang akan dipindahkan.

2. Klik Cut pada menu Edit atau tombol Cut pada toolbar Standard sehingga sel yang akan dipindahkan tampak dikelilingi oleh garis putus-putus.

3. Klik sebuah sel sebagai tempat data paling kiri atas dari data asal.

4. Klik Paste pada menu Edit atau tombol Paste pada toolbar Standard sehingga data pada sel asal sudah dipindahkan pada baru.

● Mengoperasikan Copy

Berikut ini adalah cara untuk meng-copy banyak sel ke banyak sel.

1. Blok atau sorot sel-sel yang akan di-copy.

2. Klik Copy pada menu Edit atau tombol Copy pada toolbar Standard sehingga sel yang akan disalin tampak dikelilingi oleh garis putus-putus.

3. Klik sebuah sel sebagai tempat copy data paling kiri atas dari data asal.

4. Klik Paste pada menu Edit atau tombol Paste pada toolbar Standard sehingga data pada sel asal sudah ter-copy pada sel baru. Garis putus-putus pada sel yang di-copy dapat dihilangkan dengan cara menekan tombol Esc pada keyboard.

● Mengoperasikan Paste Special

Pada proses copy yang baru saja dipelajari secara umum adalah proses copy semua unsur pada sebuah data sel, baik format, isi, maupun rumus (jika ada). Paste Special sangat membantu pekerjaan kita dalam hal meng-copy hasil dari perhitungan rumus. Kalau data tersebut hanya beberapa sel saja mungkin tidak begitu banyak menyita waktu. Namun, apabila data tersebut berada pada range yang besar maka berapa lama waktu yang diperlukan? Hal ini dapat diatasi karena dalam Microsoft Office Excel terdapat fasilitas Paste Special. Pada Paste Special dapat dipilih salah satu unsur yang akan di-copy, yaitu:

- Semuanya (All)

- Formatnya saja (Format)

- Isinya saja (Value)

- Rumusnya saja (Formula)